Veiligheid & privacy

Coolblue slaat je persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook. We delen je gegevens alleen met derden die ons helpen met het vinden van nieuwe collega’s. Je data worden dus niet doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.
Om je sollicitatie en later jouw indienstname zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebben we gegevens van je nodig. Welke gegevens we vragen en waarvoor we ze gebruiken, lees je hieronder. Ook zie je wat je rechten zijn, wie toegang heeft tot je data en hoe lang we je gegevens bewaren. Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 17 februari 2026.

Identificatie- en contactgegevens We verwerken je naam, geboortedatum, en telefoonnummer. Daarmee kunnen we je sollicitatie registreren, contact met je opnemen en je op de hoogte houden van de voortgang.

E-mailadres Wil je op de hoogte worden gehouden van onze nieuwste vacatures? Als je ons toestemming geeft, sturen we ze per e-mail. We mailen je ook ter bevestiging als je op een van onze vacatures reageert of als we een afspraak voor een gesprek hebben gemaakt. En als je dan tijdens de sollicitatieprocedure een test mag maken, sturen we je de login-gegevens ook per e-mail.
Ontvang je liever geen vacatures meer? Uitschrijven is zo gepiept: via de link onderaan in de e-mail.

Salarisindicatie en beschikbaarheid We zijn benieuwd hoeveel je graag wilt verdienen. En hoeveel uur per week je daarvoor wilt werken. Zo kunnen we beoordelen of jouw wensen aansluiten bij de functie en om een passend aanbod te kunnen voorbereiden.

**Sollicitatiegevens ** We gebruiken de gegevens die je met je sollicitatie meestuurt, zoals je cv (inclusief opleiding en werkervaring), motivatiebrief, een eventuele video en resultaten van assessments. Alles wat je zelf in je cv opneemt, zoals je adres of een foto, krijgen we daarmee automatisch ook te zien. Handig, dan hebben we die ook alvast, maar mogelijk mag je ze later nog een keer aanleveren. Deze gegevens hebben we nodig om te beoordelen of je profiel bij de functie en bij Coolblue past. De resultaten van assessments kunnen worden gebruikt om mede te bepalen of je doorgaat naar een volgende ronde.

IP-adres In de winkel herkennen we je aan je glimlach, op internet kijken we naar je IP-adres. Door je IP-adres te onthouden kunnen we iedereen veilig laten solliciteren.

Social media Als je een openbaar profiel hebt (bijvoorbeeld op LinkedIn), kunnen we dat gebruiken om te kijken of Coolblue en een functie bij je past en om de informatie uit jouw CV te verifieren. We beperken ons tot werk‑gerelateerde info en doen er niks geheims mee.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Voor sommige functies vragen we je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dat doen we alleen als dat écht nodig is voor de functie of als we daartoe wettelijk verplicht zijn. We gebruiken de VOG om te controleren of er geen dingen in je verleden zijn die het onverstandig of onmogelijk maken om je die functie te laten doen (denk aan omgaan met geld, gevoelige gegevens of spullen van grote waarde).

In deze fase hebben we extra gegevens van je nodig je nodig om je arbeidsovereenkomst op te stellen, je in onze systemen te zetten en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Identificatie- en contractgegegevens We vragen je volledige voornamen en achternaam, geslacht, geboortedatum en ‑plaats en nationaliteit. Net zoals in je paspoort. Zo staan je gegevens goed in je arbeidsovereenkomst, in onze HR‑ en salarissystemen en, waar nodig, in communicatie met officiële instanties.

Adres, postcode en woonplaats We gebruiken je adres, postcode en woonplaats voor je contract en salarisadministratie en om je kaartjes, presentjes, eventuele werkkleding en thuiswerkspullen te kunnen sturen. Je telefoonnummer gebruiken we om je te bereiken over praktische zaken rond je indiensttreding eneerste werkdag.

Gegevens voor arbeidsvoorwaarden We registreren je burgerlijke staat omdat dit relevant kan zijn voor bijvoorbeeld pensioen‑ of andere arbeidsvoorwaarden. Voor sommige buitenlandse kandidaten vragen we ook naar de gezinssituatie, zodat we, als dat aan de orde is, om passende huisvesting kunnen regelen. Je opleidingsniveau (zoals een eventuele mastertitel) registreren we zodat dit juist in onze systemen staat en, waar nodig, als bewijs voor bepaalde immigratie‑ of fiscale regelingen.

IBAN en BSN We hebben je IBAN nodig om je salaris op tijd en op de juiste rekening te kunnen betalen. Je BSN gebruiken we om je aan te melden bij de Belastingdienst en andere officiële instanties, zoals de pensioenuitvoerder.

Rijbewijs en ID Wanneer je gaat rijden met onze blauwe bus of auto willen we eerst zeker weten dat je een rijbewijs hebt en wanneer dat verloopt. We hebben een kopie van je ID nodig om je identiteit en nationaliteit vast te kunnen stellen en je gegevens door te geven aan officiële instanties.

Noodcontact We hopen het natuurlijk niet nodig te hebben, maar voor de zekerheid willen we toch ook graag weten wie we moeten benaderen ingeval van noodsituaties of als we jou niet kunnen bereiken.

Verblijfs- of werkvergunning Voor sommige collega’s verwerken we ook gegevens verblijfs- en werkvergunningen, als dat nodig is om aan immigratie- en arbeidswetgeving te voldoen.

Sollicitatie Als je bij ons solliciteert voor een functie of stage, ontvangen wij je persoonlijke gegevens. Soms doen we extra onderzoek bij Stichting FAD of Waarschuwingsregister Logistieke Sector. Bijvoorbeeld omdat je solliciteert naar een functie waarbij je in aanraking komt met geld, vertrouwelijke informatie of producten. Dit register voldoet aan alle wettelijke eisen. Zoals het hoort. Soms willen we nog meer over je weten. Dan kunnen we een referentie van je bellen, maar dat doen we altijd in overleg met jou. Is het sollicitatieproces voorbij? Dan gebruiken we je gegevens anoniem, of verwijderen we je sollicitatiegegevens.

Vacaturemelding Jij geeft aan over welke vacatures je meer informatie wilt ontvangen en wij houden je per mail op de hoogte. Afmelden is zo gepiept: dat kan via de link in de mail.

Vinden van nieuwe collega’s Je kunt meteen op onze vacatures reageren. Ook kun je ons bellen of mailen als je wilt solliciteren. En we onthouden je verhaal, zodat je het niet 2 keer hoeft te vertellen. Maar alleen zolang de sollicitatieprocedure loopt. Na afloop gebruiken we je gegevens anoniem of verwijderen we ze. We gebruiken je gegevens bijvoorbeeld om alle contactmomenten te analyseren. Daar wordt het sollicitatieproces elke dag een beetje beter van. We gebruiken accounts bij een aantal openbare platformen, zodat we de profielen van potentiële Coolblue’ers kunnen bekijken. Op LinkedIn bijvoorbeeld. Zo kunnen we je rechtstreeks vragen of je onze nieuwe collega wilt worden. Maar alleen als je ons toestemming geeft om je te benaderen. Als we je willen onthouden, vragen we ook netjes of we je profiel mogen opslaan. Heb je dat liever niet? Dan zullen we je profiel niet opslaan en je niet meer benaderen. En pinken we stiekem een traantje weg. Vind je het goed dat we je benaderen? Mooi! Dan vragen we je ook meteen om meer gegevens, zodat we je kunnen voordragen voor een vacature.

Tijdens (telefonische of online) gesprekken kunnen wij gebruikmaken van een AI-notuleerhulp (Fellow) die het gesprek opneemt en omzet in een transcript en een korte samenvatting, zodat onze recruiter zich op het gesprek kan richten en we een accuraat verslag houden.

Ook maken wij gebruik van een AI-gedreven recruitmentplatform (Carv), ter ondersteuning van onderdelen van ons wervings- en selectieproces. Tijdens je sollicitatie kun je contact hebben met AI-systemen die het eerste contact en de routing, voorselectie, het inplannen van gesprekken en het matchen op functies verzorgen. Deze systemen ondersteunen ons team. De uiteindelijke beslissingen over aanname en aanbod blijven veelal bij ons team. Wil je toch liever een menselijke beoordeling, dan kan je daar naar vragen.

Social media & voordragen Solliciteer je via social media? Dan vinden we het leuk om te kijken wie je bent. En een van onze kernwaarden is ‘Vrienden’. Dus is één van je vrienden op social media al Coolblue’er? Dan kunnen we een blik op je profiel werpen en onze collega vragen hoe hij of zij jou kent. Heb je een foto online staan waarop je bier drinkt in een bananenpak? Goed zo. Vinden we leuk. Heeft je Coolblue-vriend je voorgedragen? Dan bewaren we je gegevens 12 maanden, zodat we jouw vriend de Vriendenbonus kunnen uitbetalen.

Verbetering Om elke dag een beetje beter te worden, verzamelen we gegevens van jouw bezoek aan onze website. We verzamelen gegevens over het bekijken van vacatures of het klikken op links. Natuurlijk gaan we altijd volgens dit privacybeleid met je gegevens om. Dit geldt ook voor derden die we deze gegevens laten onderzoeken. Vacatures op maat Als je onze nieuwe collega wilt worden, kijk je waarschijnlijk op Werkenbijcoolblue.nl, Werkenbijcoolblue.be, Travaillerchezcoolblue.be of Careersatcoolblue.com. En als je dan een functie vindt die bij je past, solliciteer je natuurlijk meteen. Aan de hand van je bezoek aan een van deze pagina’s, laten wij je persoonlijke vacatures zien door middel van cookies. Ook op andere websites, zoals Facebook. Wil je zelf bepalen wat je met ons deelt? Dat kan door je cookie-voorkeuren aan te geven.

Fraude-preventie Het liefst vertrouwen we alles en iedereen. Maar dat is een beetje naïef. Soms moeten we gegevens van sollicitanten gebruiken om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. En als je je echt héél verdacht maakt, moeten we je gegevens doorgeven aan overheidsinstanties. Gewoon niet doen dus. Het werven van geschikte kandidaten Gedurende het wervingsproces, wordt gezocht naar geschikte kandidaten door middel van direct search, talentpools en events.

Direct search Via verschillende platforms, zoals LinkedIn, worden kandidaten benaderd. Met toestemming van een kandidaat worden profielen en contactgegevens opgeslagen. Gegevens worden een jaar nadat de kandidaat toestemming heeft gegeven verwijderd.

Talentpools Kandidaten die geschikt lijken voor Coolblue maar die niet direct in aanmerking komen voor een vacature of deelname aan een event worden toegevoegd aan de talentpool. Coolblue vraagt toestemming aan deze kandidaten om hun gegevens daarvoor te bewaren, het gaat dan om contactgegevens, CV en motivatiebrief. Er wordt regelmatig contact onderhouden, bijvoorbeeld telefonisch of via mailings met interessante artikelen, vacatures of een uitnodiging voor een event. Gegevens worden een jaar nadat de kandidaat toestemming heeft gegeven verwijderd.

Events Kandidaten kunnen zich via de website opgeven voor deelname aan een event dat wordt georganiseerd door Coolblue. Daarbij worden contactgegevens, CV en motivatiebrief verstrekt. Gegevens van de kandidaat worden vier weken nadat het event heeft plaatsgevonden verwijderd, tenzij de kandidaat toestemming geeft om zijn gegevens gedurende een jaar te bewaren. Na dit jaar worden de gegevens verwijderd, tenzij de kandidaat opnieuw toestemming geeft om zijn gegevens een jaar te bewaren.

Aanbod doen en indienstname Worden we vrienden, dan hebben we extra informatie nodig om te zorgen dat jouw arbeidsovereenkomst helemaal goed staat, net als de informatie in onze systemen. Die informatie moeten we dan ook weer delen met andere partijen, zoals pensioenuitvoerders, banken, openbaar vervoersbedrijven en wellicht een leasemaatschappij, zodat ook zij alles goed kunnen voorbereiden en jij straks helemaal goed aan de slag kan.

Volgens de privacywetgeving moeten we zeggen welke ‘juridische gronden’ we hebben om je gegevens te gebruiken. Sommige gegevens hebben we echt nodig om je sollicitatie te kunnen beoordelen of om een arbeidsovereenkomst te kunnen sluiten, zoals je naam, contactgegevens, CV en (in de aanbodfase) je adres, BSN en IBAN. Daarnaast kunnen we je gegevens gebruiken bij ‘gerechtvaardigd belang’. Dat betekent dat we al onze mogelijke collega’s goed willen leren kennen en zeker willen weten dat we een goede match zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor gebruik voor vacaturemeldingen, vinden van nieuwe collega’s, social media, verbetering, vacatures op maat, talent pools en events.We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te verwerken. En soms heb je ons zelf toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken, zoals wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief of wanneer je hebt aangegeven dat we jouw gegevens wat langer mogen bewaren, bijvoorbeeld voor andere mooie rollen bij Coolblue. Dit houden we netjes bij.

We geven je gegevens alleen door aan andere partijen als dat echt nodig is voor onze dienstverlening. Het betreft dan partijen zoals: banken, pensioenuitvoerders, openbaar vervoersmaatschappijen, leasemaatschappijen IT-dienstverleners, zoals onze salarisverwerker en partijen die ons geholpen hebben bij jouw werving.

Als je bij ons komt werken, moeten we natuurlijk wel zorgen dat je salaris op het juiste bankrekening wordt gestort en dat je op jouw eerste dag naar jouw werklocatie kan reizen.

De partijen die van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens Coolblue. Tenzij ze zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van je gegevens. Sommige cookie-ontwikkelaars hebben toegang tot de gegevens die cookies op onze website verzamelen. Je leest hier meer over in ons cookiestatement en het privacybeleid van deze partijen.

We slaan je gegevens op in verschillende databases. We hanteren altijd strenge beveiligingsmaatregelen. Oost west, thuis best: daarom worden je gegevens veelal altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. In het geval dat jouw gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy op een passende manier beschermd blijft. Voor een aantal landen is dit officieel vastgesteld. Bij sommige Amerikaanse partijen werken met officiële modelcontracten die speciaal zijn opgesteld om jouw privacy te waarborgen.

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen we alle data die we van je hebben. Of gebruiken we jouw gegevens anoniem, omdat we bepaalde data nodig hebben voor interne analyses en rapportages zoals de waarde van je bestelling. Klinkt lekker simpel, maar hoe werkt dat in de praktijk? We houden bepaalde termijnen aan, waarna we je gegevens verwijderen. Dit zijn ze: Jouw CV en verdere solliciatiegegevens bewaren we maximaal vier weken, tenzij je hebt aangegeven dat we ze ook voor andere sollicitaties mogen gebruiken. En als je bij ons komt werken, zetten we de gegevens natuurlijk ook over naar onze andere systemen.

In beginsel niet: er kijkt bijna altijd een echte Coolblue'er mee, en die maakt de uiteindelijke keuze. Wel kan AI ons helpen om de selectie eenvoudiger te maken. Er zijn uitzonderingen. Voor een beperkt aantal objectieve, harde eisen kan de uitkomst wél automatisch zijn. Solliciteer je bijvoorbeeld als bezorger maar heb je geen geldig rijbewijs, dan kan ons systeem dat meteen vaststellen. Voldoe je duidelijk niet aan zo'n harde eis, dan laten we je dat met de reden weten. Wil je dat een mens er alsnog naar kijkt? Dat kan altijd.

Dat kan. Heb je er bezwaar tegen dat het gesprek wordt opgenomen? Geef het aan bij je recruiter, dan maken we gewoon handmatig aantekeningen. En wil je liever dat een mens, en niet een AI-systeem, naar je sollicitatie kijkt? Ook dat regelen we; vraag er gerust naar. Kom je er met je recruiter niet uit, of heb je een vraag of klacht over je privacy, dan kan je altijd terecht bij onze Data Protection Officer via privacyvragen@coolblue.nl.

Uiteraard blijf jij de baas over jouw gegevens. Wil je gratis inzage krijgen in jouw persoonsgegevens en een kopie ontvangen? Of wil je je gegevens wijzigen, verwijderen, gebruik beperken of je e-mailwensen aanpassen? Geen probleem. Laat het ons weten per post of e-mail. Wil je jouw gegevens door ons laten overdragen aan een andere partij? Ook dat kan. Stuur je verzoek per post of e-mail en we maken het in orde. En wil je helemaal geen cookies meer? Ook dat kan je zelf regelen. Lees in ons cookiestatement hoe je dat doet. We willen zeker weten dat jij écht jij bent. Daarom kunnen we aanvullende informatie van je vragen om je identiteit vast te stellen. Dat doen we ook bij onduidelijke verzoeken.

Als we in deze privacyverklaring praten over ‘Coolblue’, ‘we’, ‘wij’ of ‘ons’, bedoelen we de Coolblue‑entiteit waarbij je solliciteert of waar je in dienst bent. Die entiteit is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dat kan één van de volgende vennootschappen zijn:

Nederland Coolblue B.V.
Weena 664
3012 CN Rotterdam
KvK‑nummer: 24330087
BTW‑identificatienummer: NL8104 33941B01

België Coolblue België NV
Borsbeeksebrug 28, Gebouw 5
2600 Berchem Ondernemingsnummer (KBO): 0867.686.774

Duitsland Coolblue GmbH Bonner Straße 203H
40589 Düsseldorf
Handelsregister: HRB 90144 (Amtsgericht Düsseldorf)
USt‑IdNr.: DE815876165

Voor vragen of klachten over je gegevens en de bescherming van je privacy kan je contact opnemen met de Data Protection Officer (DPO) van Coolblue. De DPO is aanspreekpunt voor alle hierboven genoemde Coolblue‑vennootschappen.

Mailen: privacyvragen@coolblue.nl Schrijven: Coolblue, t.a.v. DPO Weena 664, 3012 CN Rotterdam, Nederland. Bellen: 010‑7988999 Ben je niet tevreden over hoe Coolblue omgaat met jouw privacy, dan kan je ook een klacht indienen bij de bevoegde privacy‑autoriteit.

In Nederland Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

In België Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

In Duitsland Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein‑Westfalen (LDI NRW) Kavalleriestraße 2–4 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de